通委农〔2010〕52号

各县(市)区委农办、农经(工)局、档案局(馆)：

　　为切实加强我市农民专业合作社档案工作，规范农民专业合作社档案管理，确保档案的完整与安全，促进农民专业合作社持续健康发展，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国农民专业合作社法》、《江苏省档案管理条例》、《江苏省农民专业合作社条例》的规定，按照国家档案局、民政部、农业部《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》的要求，结合我市实际，就加强农民专业合作社档案工作规范化建设提出如下意见：

　　一、提高认识，将农民专业合作社档案工作摆上重要议事日程

　　农民专业合作社是在市场经济条件下，广大农民群众为了维护和实现共同利益，创建的从事某一专业或同类产品生产经营的一种自我组织、自我管理、自我服务、自我受益的互助性经济组织。农民专业合作社是现阶段农村经济发展的方向，是转变农业增长方式、推动现代农业跨越发展的重要平台，也是带动农民增收，建设全面小康社会的重要载体。大力扶持、发展农民专业合作社，是我市积极推进农业和农村经济发展的一项重要举措。随着农民专业合作社的发展壮大，其形成的档案会越来越多，这些档案既是农民专业合作社成长发展的真实记录，也是维护农民专业合作社成员合法权益的依据和凭证。规范农民专业合作社档案工作，对提高农民专业合作社的内部管理水平，促进农民专业合作社持续健康发展具有十分重要的意义。建立健全农民专业合作社档案管理制度，加强档案工作规范化建设是农民专业合作社发展的必然要求。各级农经部门和档案部门，要从贯彻落实科学发展观和建设社会主义和谐社会的高度，积极将合作社档案工作摆上议事日程，纳入服务农民专业合作社发展的整体规划、工作计划，作为推动组织发展的重点内容，努力使农民专业合作社的档案工作与组织自身发展同步。

　　二、分工合作，共同推动农民专业合作社档案工作的有序开展

　　农经部门和档案部门要加强沟通，分工合作，加强对档案工作的引导和指导，建立市、县(市、区)、镇(乡)指导、咨询、服务农民专业合作社档案工作三级体系，共同推动农民专业合作社档案工作的有序开展。

　　农经部门要将农民专业合作社档案工作纳入促进农民专业合作社规范化建设的重要内容，在履行农民专业合作社的成立、登记、运行等辅导和咨询服务职能的过程中，要把档案工作作为一项重要内容，提出明确要求，积极引导农民专业合作社建立健全档案工作制度。通过组织开展档案工作业务培训、典型培育、试点示范、规范创建等活动，推动农民专业合作社档案工作的全面展开，促进农民专业合作社档案管理水平的提升。

　　档案部门要将农民专业合作社档案工作作为服务社会主义新农村建设的一项重要内容，利用多种形式，向农民专业合作社广泛宣传国家有关档案工作的法律、法规和标准，宣传档案规范化建设在各行各业发展中发挥重要作用的典型事例，增强农民专业合作社成员的档案意识；积极配合农经部门开展农民专业合作社档案管理培训工作，提供档案业务专业技能培训；积极开展档案业务指导，满足农民专业合作社建档服务需求；通过培植典型、试点示范、以点带面等途径，促进农民专业合作社档案工作的规范化。

　　三、明确要求，鼓励支持农民专业合作社档案工作规范化建设

　　根据农民专业合作社档案工作的实际情况，现阶段我市农民专业合作社档案工作规范化建设的基本要求是档案工作要达到有人管、有制度、有分类方案、有较高质量、有完备目录、有安全保障等“六有”标准(详见附件1)。农经部门和档案部门要进一步加强对农民专业合作社档案工作规范化建设的组织领导和业务指导，通过集中培训、现场观摩、实地指导等形式，推进农民专业合作社档案工作规范化建设进程。

　　各地要积极组织农民专业合作社档案工作创建活动，本着因地制宜、量力而行的原则，鼓励、支持农民专业合作社开展档案工作“六有”标准创建活动。市委农办、市档案局将根据各地申报自查的情况，组织检查验收，验收合格的予以公布。有条件的农民专业合作社可参照《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》要求，申报星级测评。

　　四、机制激励，提高农民专业合作社档案工作规范化建设实效

　　为调动各地加强农民专业合作社档案工作规范化建设的积极性，切实提高农民专业合作社档案工作规范建设的成效，农民专业合作社档案工作将作为农民专业合作社项目推荐和审批、“五好”农民专业合作社示范社申报评定、“十佳”农民专业合作社评选等的依据之一。同等条件下，档案工作达到“六有”标准或通过星级测评的农民专业合作社享受优先权。在组织、参与农民专业合作社档案工作创建“六有”标准或创建星级规范等档案工作规范建设活动中有突出贡献的部门、农民专业合作社及其成员，市委农办、市档案局将结合年度评先工作给予表彰。

　　附件：

　　1.农民专业合作社档案工作“六有”标准

　　2.农民专业合作社档案管理制度

　　3.农民专业合作社文件材料基本归档范围和档案保管期限表

　　二○一○年七月一日

　　附件1：农民专业合作社档案工作“六有”标准

　　1、有人管。有专人负责本合作社文件材料的收集、整理、保管和提供利用工作。档案人员要具有高度的责任心和事业心，积极参加档案行政管理部门的业务培训。

　　2、有制度。有档案管理制度(参见附件2)，明确各种门类、各种载体档案的归档范围和归档要求，保证合作社文件材料的齐全完整和档案工作的有序开展

　　3、有分类方案。制定了符合本合作社实际的档案分类方案。分类方案要涵盖本合作社各种门类和载体的档案，包括类目名称、分类号、基本归档范围和保管期限(参见附件3)，并做到类目设置合理、编号科学、归档范围完整、保管期限准确。

　　4、有较高质量。合作社档案按不同门类、不同载体大致可分为文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、声像档案、实物档案和电子档案等门类。各门类档案应做到形成规范、签署完备、收集齐全、整理规范。文书档案按照国家行业标准《归档文件整理规则》整理。会计档案按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》管理。基建档案参照国家行业标准《国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》执行。照片档案、电子档案按国家行业标准《照片档案管理规范》、《电子文件归档与管理规范》管理。其他档案按国家有关行业标准执行。

　　5、有完备目录。文书档案编有归档文件目录，其他门类、载体档案编有案卷目录等检索工具；建立目录数据库；做到纸质和电子目录双套并存。

　　6、有安全保障。有存放专门存放档案的金属橱柜，橱柜内各类档案分别排列，有序存放，方法统一。档案保管应做到安全、保密、避免丢失，有防火、防盗、防虫蛀、防霉变等安全措施。条件许可的合作社可设置专门的档案用房。

　　附件2：农民专业合作社档案管理制度(供参考)

　　一、为推进农民专业合作社档案管理工作的规范化、制度化，保证档案的齐全完整与安全和有效利用，特制定本制度。

　　二、农民专业合作社档案包括合作社成立、登记、变更、撤并、分立的文件、年度计划、发展规划、会议记录(纪要)、管理制度、往来函件、产品加工、购销合同及协议等为主要内容的各种文书档案；包括会计凭证、成员资产量化明细及变更报告、会计账簿、财务报告等为内容的会计档案；及设备档案、基建档案、声像档案、实物档案、电子档案等。

　　三、农民专业合作社要落实专人负责档案工作，认真做好档案的收集、整理、保管、统计和提供利用工作。

　　四、归档的文件材料必须齐全完整，并遵循文件的形成规律，进行科学分类、规范整理和编目。

　　五、归档文件材料必须用蓝色或黑色钢笔书写或激光打印，文字清晰，要求原件归档，对不耐久的字迹材料要采取复印等补救措施，采用原件在件、复制件在后的方式一并归档。计算机中生成的文件材料，除需打印纸质文件归档外，其电子文件也应一并归档，并做好脱机备份工作。

　　六、照片、磁带、光盘、实物等特殊载体与纸质材料分别整理，分开存放，照片应注明内容、时间、地点及主要人物等。

　　七、档案的查(借)阅必须严格履行登记手续，注明借阅人姓名、地址、联系方式、借阅事由、借阅内容等。一般情况下只允许在档案所在场所查阅，档案原则上不外借，如有特殊需要确需外借的，须经领导批准后方可外借。

　　八、任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换等破坏档案的违法行为。

　　九、按照国家规定确定档案保管期限。档案保管期满需要销毁时，由档案保管人员、财务人员、社长等相关人员共同鉴定，严格审查，编制档案销毁清册，经社员(代表)大会同意后销毁。销毁档案时，须由两人以上监销，销毁结束后销毁人、监销人签字。

　　十、档案保管应做到安全、保密、避免丢失。档案实行集中管理；配备专门存放档案的金属柜架，柜架内各类档案分别排列，有序存放，方法统一；添置必要的温湿度控制、防光、防尘、防盗等设施设备，适时投放防虫、防霉药物。

　　十一、档案管理人员离任时要编制移交清单，移交人、接收人、监交人要签字盖章，以明确责任。

　　附件3.农民专业合作社文件材料基本归档范围和档案保管期限表(供参考)

　　1、合作社成立、登记、变更、撤并、分立的文件材料　　永久

　　2、合作社筹备工作方案、设立人的签名、工作人员名册、选举理事长、监事长、招聘工作人员的通告、方案等文件材料　　永久

　　3、合作社社员登记表和社员名册，社员入(退)社的申请和合同；制定的章程及议事规则，各项管理制度等文件材料　　　永久

　　4、合作社人员工资、社会保险等文件材料 永久

　　5、合作社有关成员、社员，生产、经营等的年度统计报表，固定资产登记文件材料　永久

　　6、合作社大事记、年度及以上的发展规划、工作计划、工作总结、重要活动方案、年度业务报告等文件材料　　　　　　　永久

　　7、合作社召开的社员(代表)大会、理事会、监事会的记录以及和会议纪要、决议等文件材料　永久

　　8、上级领导视察、检查本合作社的文件材料

　　8.1 领导的讲话、题词等 永久

　　8.2 本合作社的汇报材料 30年

　　9、本合作社在上级召开的经验交流、表彰等会议上的发言交流材料　30年

　　10、新闻媒体报道本合作社的文稿、剪报等 永久

　　11、合作社项目标准化生产、规范经营、农产品质量、安全管理、信用管理、技术培训等方面的文件材料

　　11.1 重要的 30年

　　11.2 一般的 10年

　　12、合作社所签订的各种合同、协议及公证书等文件材料

　　12.1 重要的 永久

　　12.2 一般的 30年

　　12.3 零时性的 10年

　　13、合作社项目申报、商标注册文件材料

　　13.1 获得批准的 永久

　　13.2 未获批准的 10年

　　14、合作社产品市场信息和预测、市场分析、用户调查、用户基本情况台帐、产品销售、广告宣传、网站建设、售后服务等文件材料。

　　14.1重要的 30年

　　14.2一般的 10年

　　15、社员来信来访材料

　　15.1 重要的 30年

　　15.2 一般的 10年

　　16、合作社有关财务管理、成员资产量化及变更、盈余分配、亏损处理、清算、审计报告等文件材料　永久

　　17、上级有关农民专业合作社生产经营的补贴政策、税收优惠、资金、科技、人才的扶持及政策引导措施等文件材料 30年

　　18、合作社在生产经营活动过程中形成的会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料(具体的归档范围和档案保管期限按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》的规定执行)

　　19、本合作社用房的建设、装修中形成的文件材料(参照国家行业标准《国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》执行)

　　20、本合作社购买、使用的各类设备的说明书、合格证、保修卡以及设备安装调试、运行、维修记录等文件材料　设备报费后　5年

　　21、上级领导视察、检查本合作社工作，以及本合作社在生产、经营等活动中形成的照片、录音、录像　　永久

　　22、合作社注册登记、资产证明、税务登记、产品等级、房产、土地使用等各种资质证书　永久

　　23、本合作社受上级表彰、奖励的奖状、证书、铜牌、奖杯、锦旗，对外交往获赠的礼品，农民专业合作社使用过的废旧印章等实物　永久

　　24、合作社开发或使用的计算机软件、形成的各种电子文件、电子数据　永久

　　25、其他需归档的文件材料