即档字[2008]9号

       农民专业合作社是在农村家庭承包经营基础上，同类农产品的生产经营者或者同类农业生产经营服务的提供者、利用者，自愿联合、民主管理的互助性经济组织。合作社档案是农民专业合作社在日常管理、生产、经营和服务工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。为做好我市农民专业合作社档案工作，根据《中华人民共和国农民专业合作社法》和青岛市政府《关于加快发展农村合作经济组织的意见》提出的“健全档案管理，实行社务公开”的要求，按照《青岛市农民专业合作社档案管理规范》的规定，现提出如下意见：

　　一、指导思想

　　以党的十七大精神为指导，全面贯彻落实科学发展观，贴紧实际，积极服务，引导、鼓励、扶持我市农民专业合作社全面建立并规范档案工作，促进农民专业合作社健康发展和农民增产增收，维护合作社及全体社员的各项权益。

　　二、工作目标

　　在抓好典型的基础上，全面推开农民专业合作社建档工作。对已通过工商登记注册的合作社，逐步完成建档工作。建档工作最基本的要求是达到“四有”，即有人员管理、有档案实体、有查档目录、有专柜存放。“四有”的重点是档案实体，要把合作社发展过程中形成的有保存价值的文件材料收集齐全完整，整理归档，妥善保存，并及时提供利用。使农民专业合作社工作不断走向规范完善。

　　三、基本要求

　　(一)要建立综合档案室。对本合作社形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理，建立健全合作社档案的收集、整理、保管、利用等制度，强化各种保管和管理措施，并配备好档案管理人员，落实经费，改善保管条件，确保档案安全。

　　(二)要加强档案收集工作。各合作社要根据有关规定和本社自己的情况，明确文件材料归档范围，制定合作社文件材料归档范围和保管期限表。凡是本合作社在设立登记、民主管理、研究开发、生产经营、统一服务、财务分配等活动中形成的，反映合作社职能及发展变化，涉及社员切身利益的各种门类各种载体档案，包括各种文字材料、图册、图纸、登记表、统计表、合同、协议、照片、录音录像等，都属于收集范围。档案属于合作社集体资产，应归档保存，任何人不得据为己有。

　　(三)做好档案整理工作。归档文件材料应完整齐全，分门别类，按照《青岛市农民专业合作社档案管理规范》的规定，进行规范化整理，确定保管期限，编制档案目录。所形成的电子文件应同时保存相应的纸质文件，并实行脱机备份，有条件的应该建立档案数据库，实行计算机管理。。

　　(四)要做好档案的提供利用工作。建好管好档案的目的，是为了用好档案。凡本社社员，具有平等利用本社档案的权利，要设立利用场所，建立档案利用制度，确定社员查阅档案的范围，建立档案借阅登记簿。在做好平时借阅利用的基础上，可以依据社员需要，主动编写农事简报，养殖、种植手册等资料，为社员提供及时、有效的服务。

　　四、具体措施

　　(一)大力宣传，提高认识。农民专业合作社是村级集体经济发展的一种新组织、新形式，其运行模式和管理方式与传统意义的农村有很大的不同。农民专业合作社档案工作量大、面广、基础薄弱，因此，各镇要采取组织学习、外出参观等各种措施，宣传档案工作在合作社发展中的作用，不断提高合作社负责人和广大社员的档案意识，增强建档工作的积极性和主动性。各镇的专(兼)职档案工作人员和涉农站所要加强对合作社建档工作的协助和指导，不断提高农民专业合作社的建档速度和水平。

　　(二)抓点带面，树立典型。农民专业合作社档案工作要以点带面。市档案局今年重点在青岛金口芹菜专业合作社(金口镇)、青岛泉润绿茶专业合作社(龙泉镇)、青岛久和园畜禽养殖专业合作社(灵山镇)进行建档试点工作。在试点的基础上，逐步推开。各镇要学习借鉴试点单位的工作经验，培养自己的典型，全面推进面上工作，做到成熟一个，建立一个，逐步全面完成农民专业合作社建档工作。

　　(三)精心指导，强化培训。市档案局将结合合作社档案工作的特点和当地实际，加强业务监督指导，帮助制定完善各项档案管理制度。要通过举办业务培训、现场指导、开展参观交流活动等形式，帮助合作社档案人员学习掌握档案业务知识，掌握实际操作技能，提高胜任本职工作的能力，以适应不断发展的档案工作的需要。各镇要按照“因地制宜，分类指导，全面发展”的原则，扎实抓好合作社建档工作，要把合作社档案工作作为合作社规范化建设的一项重要内容，加强监督和指导，确保合作社档案工作有序开展。

　　附件：

　　农民专业合作社文件材料归档范围和保管期限表(试行)

　　即墨市档案局

　　二○○八年六月二十五日